Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont le service Nodal collecte, utilise et protège les données personnelles de ses utilisateurs, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

Notre démarche s'appuie sur le principe de minimisation : nous ne collectons que les données strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Le responsable du traitement est Paul Balayé, éditeur du service Nodal.

Lorsqu'une organisation ouvre des espaces personnels à des personnes qui ne sont pas membres de l'équipe qui gère le matériel dans Nodal, elle est responsable de ce traitement ; Nodal le réalise pour son compte. Pour exercer vos droits sur votre espace personnel, adressez-vous d'abord à cette organisation.

Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à : contact@nodal-app.fr.

Les données traitées dans le cadre de l'utilisation du service se répartissent en quatre catégories.

Données de compte utilisateur (membres de l'équipe d'une organisation) :

• Nom, prénom
• Adresse email professionnelle
• Mot de passe (haché, jamais stocké en clair)
• Rôle attribué dans l'organisation
• Préférences de notification

Données de l'espace personnel (personnes majeures qu'une organisation invite à ouvrir un espace personnel, sans être membres de l'équipe qui gère le matériel dans Nodal) :

• Adresse email, qui sert d'identifiant de connexion (conservée en clair pour permettre la connexion)
• Mot de passe (haché, jamais stocké en clair)
• Lien avec la fiche que l'organisation tient sur la personne (fiche existante, ou fiche créée à l'invitation avec le prénom, le nom, l'adresse email et le type choisi par l'organisation), profil d'accès attribué et droits ajustés
• Dates de la dernière connexion et de la dernière utilisation de l'espace (l'organisation ne voit que le mois de la dernière utilisation ; un espace ouvert et visible à l'écran compte comme utilisé), historique des connexions (appareil, adresse IP tronquée)
• Demandes déposées depuis l'espace, selon les droits donnés : matériel concerné, message décrivant le problème, dates, suite donnée par l'équipe (prise en charge, motif d'un refus)

Le nom affiché dans l'espace est lu sur cette fiche : il n'est pas recopié dans le compte. Selon les droits que l'organisation lui donne, la personne peut voir la disponibilité du matériel qui lui est rattaché (sorti, en retard, en maintenance). Sans droit particulier, elle n'y voit pas le nom de la personne qui l'emprunte ; mais si elle sait déjà qui a ce matériel, son statut peut la renseigner indirectement sur cette personne. Une personne dont la fiche indique qu'elle est mineure, ou qui a un responsable légal sans date de naissance renseignée, ne peut pas recevoir d'espace personnel ; quand la fiche n'indique pas de date de naissance, l'organisation confirme que la personne est majeure avant de l'inviter.

Le message d'un signalement est lu par l'équipe de l'organisation. Si l'équipe ouvre une maintenance, la description de cette maintenance est préremplie avec le message ; l'équipe peut la modifier avant de l'enregistrer, et la description enregistrée reste avec la maintenance, où l'organisation peut la corriger, y compris une fois la maintenance terminée ou annulée.

Éteindre le module « Espaces personnels », ou le module « Référents » dont il dépend, ferme tous les espaces personnels de l'organisation ; un espace fermé ne compte pas comme utilisé (section 5).

Données métier saisies par l'utilisateur :

• Personnes : nom, prénom, date de naissance, coordonnées
• Responsables légaux : de qui ils répondent, coordonnées
• Prêts, locations, maintenance : dates, montants, historique
• Rattachement de personnes à du matériel (référents)
• Inventaire instrumental, sites, salles

Données techniques :

• Logs d'accès (adresse IP, horodatage, action)
• Cookies strictement nécessaires (session d'authentification)

Le service ne demande aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, origines, etc.). Les textes libres (message d'un signalement, description d'une maintenance préremplie avec ce message) ne doivent pas en contenir : une consigne le rappelle au moment de la saisie.

Les traitements ont les finalités et bases légales suivantes :

• Fournir le service (gestion d'inventaire, prêts, locations, maintenance, et désignation des référents du matériel) : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
• Ouvrir, pour une organisation, un espace personnel aux personnes majeures qu'elle invite (un espace commun, auquel l'organisation donne des droits ; aujourd'hui : suivre le matériel rattaché à la personne et, selon les droits donnés, sa disponibilité, et signaler un problème sur ce matériel à l'équipe, qui y donne suite ; intérêt poursuivi : que ces personnes suivent le matériel qui leur est confié et en signalent les problèmes directement à l'équipe, depuis leur espace ; l'organisation est responsable de ce traitement) : mission d'intérêt public de l'organisation (art. 6.1.e RGPD) pour un organisme public, intérêt légitime de l'organisation (art. 6.1.f RGPD) dans les autres cas.
• Authentifier les utilisateurs et sécuriser l'accès : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).
• Notifier les utilisateurs (emails transactionnels) : exécution du contrat.
• Tenir le journal des opérations (qui a fait quoi, et quand, dans votre organisation : une trace de sécurité, qui permet aussi de retrouver l'origine d'une modification) : intérêt légitime de sécurité et de traçabilité (art. 6.1.f RGPD).
• Garder la preuve des effacements définitifs (sans nom de personne ni motif libre, pour pouvoir démontrer qu'un effacement a bien eu lieu) : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).

Les durées de conservation des données concernées sont indiquées à la section 5.

• Compte utilisateur actif (membre de l'équipe) : durée d'utilisation du service
• Compte inactif d'un membre de l'équipe : suppression sur demande ou après 3 ans d'inactivité
• Compte supprimé d'un membre de l'équipe : nom et adresse email effacés du compte dès la suppression, le reste du compte au bout de 30 jours ; dès la suppression aussi, les traces du journal des opérations qui décrivent le compte (sa création, ses modifications) ne portent plus son nom ni son adresse email, sauf comme auteur d'une modification qu'il a faite lui-même ; pour la sécurité du service, son adresse email reste comme auteur des actions qu'il a faites, dans le journal des opérations pendant sa propre durée, et dans une preuve d'effacement dont il est l'auteur, pendant la durée de la preuve ; son nom peut aussi rester, pendant la durée du journal, dans d'anciennes traces d'affectation à un événement
• Compte d'espace personnel (personne majeure qu'une organisation invite à ouvrir un espace personnel) : tant que l'organisation lui laisse cet accès ; supprimé automatiquement après 12 mois sans utilisation de l'espace (un espace fermé ne compte pas comme utilisé), et dès la nuit suivante si sa fiche indique une personne mineure, ou une personne qui a un responsable légal sans date de naissance renseignée ; supprimé aussi dès que l'organisation retire l'accès ou efface la fiche ; à la suppression, l'adresse email, le mot de passe, les dates de connexion et d'utilisation, le profil d'accès, les invitations, les notifications et les réglages du compte sont effacés aussitôt, et ses traces d'auteur dans le journal des opérations ne portent plus son adresse email ; restent l'historique de ses connexions, qui suit la ligne « Historique des connexions », les gestes de l'organisation sur son accès, au journal de sa fiche pendant la durée du journal, une preuve d'effacement sans nom, gardée 6 ans, ses demandes, qui suivent la ligne « Demandes déposées depuis un espace personnel », et sa fiche dans l'annuaire de l'organisation, avec l'adresse email que l'organisation a pu y inscrire, gardée tant que l'organisation la tient dans son annuaire puis effacée selon la ligne « Éléments supprimés »
• Demandes déposées depuis un espace personnel (signalement d'un problème sur le matériel : matériel concerné, message, dates, suite donnée par l'équipe et motif d'un refus, lien vers la fiche et le compte) : conservées tant que la demande est en cours (en attente, ou prise en charge par une maintenance qui n'est pas terminée) ; une demande en attente est close automatiquement quand la fonction de signalement est éteinte pour l'organisation ; une demande prise en charge reste tant que sa maintenance n'est pas terminée ; effacées 12 mois après leur clôture (annulation, refus, clôture automatique, ou fin de la maintenance liée), message et réponse de l'équipe compris ; à l'effacement définitif de la fiche, ses demandes closes sont effacées dans la même opération, sans attendre ce terme ; l'organisation peut aussi effacer une demande à tout moment ; la description d'une maintenance ouverte à la suite d'une demande peut reprendre son message : elle reste avec la maintenance, et l'organisation peut en corriger la description (ligne « Autres données métier »)
• Historique des connexions (appareil, adresse IP tronquée) : 30 jours après la fin de la session
• Invitation à rejoindre une organisation ou à ouvrir un espace personnel : 30 jours après son acceptation ou son expiration
• Prêts et locations (dont les documents joints) : conservés tant que l'organisation utilise le service ; 3 ans après la clôture d'un prêt ou d'une location (retour ou annulation), tout ce qui identifie directement une personne est effacé : nom, coordonnées, adresse, notes, documents joints, lien vers les fiches, et ses mentions dans l'historique du matériel et dans le journal des opérations ; restent le matériel, les dates, les quantités, les montants et les catégories utiles aux statistiques ; à l'effacement définitif de la fiche d'une personne, les prêts et locations clos où elle figure (comme emprunteur ou comme signataire) sont traités de même dans la même opération, sans attendre ce terme, et perdent alors toute leur identité, y compris celle des autres personnes qui y figurent (l'élève dont elle signait le contrat perd son nom, le lien vers sa fiche et les documents joints, et ce prêt ou cette location quitte sa fiche) ; un ancien événement de l'historique du matériel qu'aucun lien ne rattache à un seul prêt ou à une seule location garde le nom tant qu'un de ceux qui ont pu l'écrire garde le sien, et les événements saisis à la main dans cet historique restent tels qu'ils ont été écrits
• Autres données métier (matériel, maintenances, événements) : conservées tant que l'organisation utilise le service
• Éléments supprimés (fiches de personnes, documents joints, tâches) : 30 jours dans la corbeille, puis effacement définitif ; une fiche liée à un prêt ou à une location en cours y reste jusqu'à leur clôture ; l'effacement définitif ne laisse au journal des opérations qu'une preuve, sans nom ni motif libre, et retire dans la même opération le nom de l'élément et les valeurs saisies de toutes ses traces, et son nom des traces qui le mentionnent (un prêt, une location, le lien d'un responsable légal) ; dans la même opération, les prêts et locations clos d'une personne effacée (comme emprunteur ou comme signataire) perdent toute leur identité, comme au terme de leur conservation (ligne « Prêts et locations ») : la sienne, et aussi celle des autres personnes qui y figurent (l'élève dont elle signait le contrat perd son nom et le lien vers sa fiche, et ce prêt ou cette location quitte sa fiche), documents joints compris, même rangés sur la fiche d'une autre personne ; d'anciens prêts et d'anciennes locations dont le responsable légal signataire n'a jamais été désigné gardent toutefois son nom jusqu'à ce terme ; les demandes encore en cours déposées depuis l'espace personnel d'une personne effacée restent, sans lien vers sa fiche et avec leur message inchangé, jusqu'au terme de la ligne « Demandes déposées depuis un espace personnel » ; une notification interne déjà émise garde le nom pendant sa propre durée ; et quelques traces que plus rien ne relie à l'élément, pour la plupart antérieures à cette règle, peuvent encore le porter pendant la durée du journal
• Prestataire supprimé : effacé dès la suppression, avec ses documents joints ; au journal des opérations, une preuve sans nom est écrite et ses traces perdent son nom et les valeurs saisies ; la copie du prestataire gardée par une maintenance terminée ne conserve que le nom de l'entreprise, pour dire qui est intervenu, sans ses coordonnées, ni le contact nommé, ni les notes ; les documents joints à la maintenance (factures, devis) et sa description restent avec elle, comme données de la maintenance
• Notifications internes : 180 jours ; une alerte encore ouverte (un retard non réglé, par exemple) reste affichée tant qu'elle dure
• Journal des opérations (auteur, adresse IP, horodatage, action, élément concerné et valeurs modifiées) : 365 jours, puis effacement automatique, sauf les preuves d'effacement (lignes suivantes)
• Preuve d'un effacement définitif (type d'élément, identifiant technique, date, auteur, catégorie de motif, nombre d'éléments effacés ou détachés avec lui ; ni nom, ni motif libre, ni adresse IP) : 6 ans, puis effacement automatique
• Organisation supprimée : purge complète des données personnelles ; seule une preuve d'effacement est conservée 6 ans, pour pouvoir démontrer que la suppression a eu lieu, puis effacée automatiquement ; cette preuve ne contient que des métadonnées d'audit (identifiant et nom de l'organisation, dates, auteur de l'effacement, nombre d'enregistrements supprimés par catégorie ; ni motif libre, ni adresse IP) et aucune donnée personnelle des élèves, des familles ni des utilisateurs de l'organisation
• Journaux techniques du serveur : 12 mois maximum
• Sauvegardes de la base de données : 30 jours ; une donnée effacée peut y subsister jusqu'à ce terme

Vos données ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles sont traitées par l'éditeur et par les sous-traitants techniques suivants, encadrés par des contrats conformes à l'article 28 du RGPD :

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (SCC) approuvées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 du RGPD.

L'éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement TLS de l'ensemble des communications
• Mots de passe hachés avec un algorithme cryptographique fort
• Authentification par jetons signés (JWT) avec expiration courte
• Cloisonnement strict des données entre organisations (multi-tenant)
• Sauvegardes régulières chiffrées
• Journalisation des accès et opérations sensibles

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir copie des données vous concernant
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression (sous réserve d'obligations légales)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime ou sur une mission d'intérêt public
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@nodal-app.fr en précisant votre demande. Une réponse vous sera apportée sous un mois. Pour votre espace personnel, adressez-vous d'abord à l'organisation qui vous a invité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Le service utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (maintien de votre session authentifiée). Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de profilage n'est déposé. Aucun consentement n'est requis pour ces cookies techniques.

La présente politique peut être amenée à évoluer. Toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs par email ou via une notification dans l'application. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.